BALIKPAPAN - Kini sistem kearsipan Pemerintah Kota Balikpapan sudah berbasis digital atau elektronik alias e-Arsip. Langkah ini menunjukan bangkitnya kesadaran pemerintah kota dalam tertib administrasi dan menyimpan rapi catatan sejarah kota Balikpapan dari segala aspek.
“Sejak dua tahun lalu pemerintah kota mencoba memunculkan aplikasi e- office. Dalam surat menyurat disposisi kepada daerah dan kepala OPD dimanapun berada yang penting membawa smartphone atau laptop, bisa tanda tangan. Tujuannya minimalkan penggunaan kertas, perpendek birokrasi dan percepat pelayanan,” ujar Sekretaris Daerah Kota Balikpapan Sayid MN. Fadli dalam peluncuran e-Arsip di Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Balikpapan pada Rabu (10/ 12/ 2019).
Fadli mengatakan mengatakan diera digital, arsip adalah barang yang sangat mahal, bahkan lebih mahal daripada minyak dan batubara. Dengan arsip yang tersimpan rapi turut memudahkan masyarakat mengetahui sejarah Balikpapan, baik dari sejarah berdirinya kota, sejarah sistem pemerintahan, dan lain sebagainya.
Pihaknya tidak memungkiri bahwa sengketa sejumlah tanah di Balikpapan yang dimenangkan oleh ahli waris, karena tidak lengkapnya data arsip mengenai tanah di kota ini.
“Karena arsip tidak lengkap, kita sering kalah jika ada sengketa tanah. Sehingga di era sekarang pedulilah dengan arsip. Dengan arsip selama dirawat, tidak akan hilang. Melalui arsip digital ini juga memudahkan kita dalam mencari arsip daerah,” ujarnya lagi.
Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Balikpapan Heri Misnoto mengatakan aplikasi e-Arsip berdasarkan pengelolaan berbasis teknologi untuk memudahkan penemuan kembali. Dasarnya adalah Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan dan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang pelaksanaan Undang-undang Kearsipan.
Kata Heri, sebelum aplikasi e-Arsip diluncurkan, pihaknya telah menggelar bimtek pada awal November 2019 yang diikuti sejumlah stakeholder atau pihak terkait. Dalam bimtek tersebut mengenalkan fitur-fitur yang ada pada Sistem Kearsipan Informasi Dinamis (SIKD) dan bagaimana cara memasukkannya ke dalam e-Arsip. Usai bimtek tersebut barulah diluncurkan aplikasi e-Arsip sebagai bentuk dukungan program pemerintah kota secara elektronik sehingga berjalan lebih efektif dan efisien.
“Arsip menjamin hak-hak keperdataan dengan dukungan terwujudnya transparansi dan tata kelola kearsipan dalam rangka good government. e-Arsip juga diwujudkan dalam rangka menjawab tantangan global, memberi manfaat dalam penataan intelektual serta memudahkan menemukan kembali arsip dalam waktu dekat,” kata Heri.
Sementara itu, Plt Kepala Arsip Nasional Dr. M Taufik M.Si yang turut hadir dalam peluncuran e-Arsip Kota Balikpapan, mengatakan SIKD den SIKN adalah dua lembaga kearsipan yang terintegritas. Kata Taufik, perubahan wujud arsip dari statis menjadi dinamis adalah upaya dalam menyelamatkan arsip negara.
e-Arsip, termasuk juga e-Office juga membantu pemerintah dalam efisiensi anggaran. Sebab dengan sistem serba digital atau elektronik, pemerintah bisa mengurangi belanja langsung membeli alat tulis kantor (ATK).
“Saya tekankan bahwa arsip itu penting. Seperti yang disampaikan pak sekda tadi, bahwa arsip lebih mahal dari minyak dan batubara. e-Arsip anggaran yang tadinya untuk belanja ATK atau alat tulis kantor bisa dialihkan untuk kepentingan lainnya,” kata Taufik. (Diskominfo/ editor:mgm)