Senin, 14 Desember 2015, Sekretariat DPRD Kabupaten Tabalong belajar tentang kesekretariatan ke Sekretariat DPRD Kota Balikpapan. Rombongan dari Tabalong tersebut diterima oleh Kepala Bagian Hukum & Perundang-Undangan, Dokumentasi & Perpustakaan (Drs. Sukaryanto).
Dalam studi banding tersebut dibahas berbagai masalah seputar kesekretariatan, mulai dari pembuatan risalah rapat sampai dengan medical check up Anggota DPRD.
Berikut ringkasan pembahasannya:
1. Pembuatan Risalah Persidangan
- Untuk rapat yang melibatkan gabungan komisi, seperti rapat menerima kunjungan kerja, rapat anggaran, rapat badan, rapat membahas raperda, dll ditugaskan staff khusus dari Bagian Risalah & Persidangan untuk membuat risalah rapat tersebut.
- Sedangkan untuk rapat-rapat komisi, seperti Rapat Dengar Pendapat (RDP), yang bertanggungjawab membuat risalah rapat adalah sekretaris komisi.
- Setiap komisi dilengkapi dengan sekretaris komisi. Sekretaris komisi ini bertanggungjawab untuk menghandle seluruh kegiatan komisi, mulai dari rapat, kunjungan lapangan, kunjungan kerja, dan tugas-tugas administrasi yang lainnya.
- Risalah rapat sangat penting, salah satu fungsinya adalah untuk pertanggungjawaban konsumsi. Selain itu, pihak-pihak yang berkepentingan juga seringkali meminta risalah rapat.
- Apabila sekretaris komisi berhalangan hadir, staff dari Bagian Risalah & Persidangan ditugaskan untuk menggantikan tugasnya.
2. Padamnya aliran listrik saat rapat
- Untuk mengatasi terjadinya pemadaman listrik pada saat rapat berlangsung, Sekretariat DPRD Kota Balikpapan menyediakan mesin generator set (genset). Genset tersebut otomatis menyala ketika aliran listrik dari PLN padam.
- Pengelolaan genset diserahkan kepada pihak rekanan. Dengan demikian dari mulai perawatan, bahan bakar, hingga perbaikan saat terjadi kerusakan diserahkan semuanya kepada rekanan.
3. Perjalanan Dinas
- Dalam melkasanakan perjalanan dinas, Bendahara memberikan uang saku dan down payment (DP) hotel sebesar 30% dari pagu harga hotel tertinggi. Sisa pembayaran hotel akan ditagihkan langsung ke bendahara.
- Sedangkan untuk tiket, ditanggung oleh travel. Setelah itu akan ditagihkan langsung ke bendahara.
- Setelah perjalanan dinas selesai, dibuat laporan pertanggungjawaban. Besarnya anggaran yang terpakai untuk perjalanan dinas tersebut dimasukkan ke dalam sistem laporan keuangan. Dengan demikian dapat dengan mudah diketahui besarnya anggaran yang telah digunakan dan besarnya anggaran yang tersisa.
- Pemerintah Kota Balikpapan belum menggunakan sistem pelaporan keuangan akrual murini. Tahun depan rencananya akan diterapkan sistem akrual murni.
- Anggaran perjalanan dinas diberikan secara glondongan. Dengan demikian jika ada sisa dari satu kegiatan bisa digunakan untuk kegiatan ynag lain.
4. Tenaga ahli
- Tenaga ahli hanya disediakan untuk Alat Kelengkapan DPRD saja. Sedangkan untuk fraksi tidak disediakan.
- Dalam pengadaan tenaga ahli, Sekretariat DPRD Kota Balikpapan bekerjasama dengan perguruan tinggi-perguran tinggi yang ada di Indonesia.
- Untuk bimtek, hanya diperbolehkan di dalam Provinsi Kalimantan Timur. Badan yang telah mendapatkan sertivikasi utnuk melakukan bimtek di Provinsi Kalimantan Timur adalah Universitas Mulawarman dan Badan Diklat Provinsi.
- Bimtek ke luar provinsi baru bisa dilaksanakan jika badan diklat di provinsi tidak bisa melaksanakan bimtek tersebut. Pernyataan tersebut harus dituangkan ke dalam surat pernyataan.
5. Reses
- Reses Anggota DPRD Kota Balikpapan sebanyak 3 (tiga) kali setahun.
- Anggaran untuk reses sebesar Rp 36 juta untuk tahun 2015. Rencananya anggaran reses akan dinaikkan menjadi Rp 46 juta di tahun 2016.
- Salah satu kendala pelaksanaan reses adalah lambatnya laporan pertanggungjawaban reses. Hal itu disebabkan karena bebrbagai hal seperti lambatnya penyetoran pajak, laporan tertulis, dll.
- Untuk