Balikpapan, Diskominfo – Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah (Dispustakar) Kota Balikpapan menggelar Sosialisasi Peraturan Wali Kota Balikpapan Nomor 6 Tahun 2017 Tentang Jadwal Retensi Arsip Substantif bagi seluruh Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di Lingkungan Pemerintah Kota Balikpapan, di Aula Kantor Wali Kota Balikpapan, Rabu pagi (24/05).
Kegiatan ini dilaksanakan untuk memberikan pemahaman kepada seluruh OPD terkait jadwal retensi arsip yang merupakan bagian dari penyusutan arsip yang tercipta oleh OPD beberapa tahun yang lalu.
“Jika arsip yang tercipta sepanjang hari tidak dibuat jadwal retensinya, maka bisa dibayangkan kantor kita akan dipenuhi oleh arsip tersebut,” papar Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Balikpapan Heri Misnoto, Rabu pagi (24/05).
Heri menjelaskan untuk mengatur jadwal retensi arsip yang diciptakan oleh OPD maka disusunlah Peraturan Wali Kota Balikpapan Nomor 6 Tahun 2017 Tentang Jadwal Retensi Arsip. Aturan ini mengatur secara lengkap tentang pembatasan masa berlakunya arsip bagi OPD di Kota Balikpapan.
“Tujuan aturan ini adalah untuk meningkatkan mutu penyelenggaraan kearsipan, serta sebagai acuan masa simpan arsip, sehingga tidak menumpuk dan menjadi sumber malapetaka seprti kebakaran,” papar Heri.
Sementara itu Asisten Tata Pemerintahan Saiful Bachri yang mewakili Wali Kota Balikpapan, dalam sambutannya mengatakan perkembangan teknologi informasi yang berkembang saat ini mengharuskan setiap OPD mengelola arsipnya secara profesional. Karena melalui arsiplah riwayat pekerjaan kita akan terlihat.
“Sehinggaa jangan sampai pekerjaan yang dilakukan kemarin, kita tidak dapat menemukan arsipnya, karena sistem penyimpanan yang tidak dikelola dengan baik,” kata Saiful.
Oleh karena itu Saiful berharap agar setiap OPD dapat mengelola arsipnya dengan baik sehingga dapat menyelesaikan permasalahan yang berhubungan dengan arsip pada masa mendatang.
“Permasalahan itu bisa muncul 1 atau 2 tahun lagi, atau bahkan saat kita pensiun, pada saat tersebut kita akan lupa kronologisnya, sehingga arsip sangat berperan dalam penyelesaiannya,” pungkas Saiful.
Pada sosialisasi ini para peserta akan mendapatkan pembekalan terkait kearsipan meliputi kebijakan kearsipan, pemahaman jadwal retensi arsip, serta penyusutan arsip dari narasumber yang berasal dari Arsip Nasional Republik Indonesia dan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kalimanatan Timur.(Diskominfo/mgm, Foto: Yusuf)